Bon à savoir : l'Email professionnel
Episode 2 :Qui mettre en copie ?
À partir de cet épisode 2, nous abordons la communication email des initiés : ces gens connaissent l’email, vous pouvez donc vous affranchir partiellement des codes ci-dessus cités. Mais attention, ne relâchez pas votre concentration pour autant.
Si vous voyez passer un « Cdlt », attention : ce n’est pas une licence pour l’utilisation libre du langage SMS, loin de là. Il s’agit de l’abréviation validée et approuvée de la formule de politesse « cordialement ».
… Comment savoir si une abréviation est « validée et approuvée » ? C’est bien simple. Il suffit de suivre le théorème de « la validation hiérarchique » : si le plus haut gradé hiérarchique inclus dans la conversion utilise une abréviation, cette abréviation est validée.
Si vous ne comprenez pas cette abréviation, trois solutions sont possibles :
- la technique de l’autruche : ignore le problème. Quelqu’un d’autre le résoudra.
- la technique du manager : demande à une personne hiérarchiquement inférieure (un stagiaire, par exemple), de rechercher la réponse, quitte à aller la demander au supérieur. C’est bien, ça va le former au rapport à l’autorité !
- la logique : « répondre à tous » en demandant ce que signifie l’abréviation. Honnêtement, si vous êtes la personne la plus basse dans la hiérarchie dans cet échange de mail, vous ne risquez rien : au pire, votre chef appréciera votre humilité. Au mieux, vos collègues vous revaudront le coup : ils avaient honte de demander, et vous leur aurez bien sauvé la face.
Quant à savoir qui mettre en copie lorsque vous envoyez un email, c’est assez simple, distinguons plusieurs cas, que nous développerons :
- Vous êtes à égalité hiérarchique avec votre interlocuteur. Vos supérieurs respectifs vous ont chacun donné leurs consignes, et vous ne rencontrez aucune difficulté particulière : vous pouvez échanger entre vous sans mettre la terre entière en copie.
- Même configuration, sauf que vos échanges sont tendus : vous mettez votre chef en copie cachée (nous allons y venir). Oui nous savons, ça fait bien vue, mais dites-vous bien que votre interlocuteur fait sûrement la même chose.
- Même configuration, sauf que vos échanges sont TRÈS tendus : vous mettez vos chefs en copie visible. Naturellement, dans cette dernière configuration, il faudra prendre soin de bien « répondre à tous » à chaque nouvel envoi.
Mais nous allons y venir.
DCRP/ANPTIC
