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Bon à savoir : l'Email professionnel

Dans les entreprises, l'usage de l'email est entouré d'une « culture » parfois obscure pour les novices. Qui mettre en copie ? Faut-il « répondre à tous » ? Comment commencer, comment finir ? Toutes les techniques pour réussir son email professionnel sont dévoilées dans cette rubrique « Bon à savoir ». À consulter sans modération.

Je vous vois venir. Juste parce que vous êtes née avec internet, vous croyez maîtriser l’art de l’email. Erreur, erreur , car l’email PROFESSIONNEL est un exercice périlleux extrêmement codifié. Surtout, la méconnaissance de ces codes peut éventuellement vous créer des soucis. Plutôt que d’apprendre sur le tas — et de vos éventuelles erreurs,  laisse-nous vous guider.

Episode 1 : une communication anachronique

Tout irait pour le mieux dans le meilleur des mondes si l’email était utilisé uniquement par des gens qui l’utilisent de manière innée. Là n’est pas le cas : si vos collègues/vos supérieurs hiérarchiques/vos interlocuteurs virtuels sont nés avant les années 80, vous n’appartenez pas au même monde.

Pour certains d’entre-eux, l’email n’est autre qu’un courrier qu’on envoie par internet au lieu de l’envoyer par la poste. Ces gens sont facilement reconnaissables : ils font figurer leur adresse email dans leur signature, comme s’ils ignoraient que vous l’avez  automatiquement dès lors qu’ils envoient un email (et de fait, nombreux sont ceux qui l’ignorent. Ne vous moquez pas, c’est très sérieux).

Il vous faudra donc respecter les codes de la lettre : objet, expéditeur, formule d’adresse, corps du message ordonné, formule de politesse, signature. Ces gens intègrent généralement la moitié de leur CV + une image de 32 mégas dans leur signature du mail. Ils vous « prient de bien vouloir agréer leurs plus sincères salutations », et vous vous sentez un peu perdu alors que vous vous verrez bien simplement leur répondre « ok bien reçu, on se voit sur place ! a+ ».

Pour une meilleure compréhension , voici un modèle de réponse :

Objet : <nom du projet>, précédé du nom de votre entreprise si c’est un email extérieur

« Bonjour,

J’accuse réception de votre email concernant <objet > (il suffit bien souvient de copier-coller le leur)

Nous vous confirmons/ < notre participation à > < insérez événement > (ils vous invitent souvent à une conférence, un atelier, une réunion, bref, une activité à laquelle vous voudriez bien participer, mais sans pour autant vous engager strictement. Comme sur Facebook, quoi).

Nous vous remercions pour votre < intérêt / sollicitation / invitation > (supprimez la mention inutile)

Dans l’attente de vous rencontrer « de visu » 

Cordialement,

<Signature > : le prénom-nom est d’usage, le pseudo est à proscrire. Rappelle-vous : cette personne a cru vous envoyer une lettre en bonne et due forme. Ne signez pas « D. » pensant que le « David OUEDRAOGO » qui s’affiche à la réception de vos emails envoyés satisfera votre interlocuteur.

 « Respectons les aînés, merci. » 

 

DCRP/ANPTIC